E-Rechnung

Hinweise zur Einführung zum 01.01.2025

Von manchen herbeigesehnt und von anderen befürchtet ist die Verpflichtung zur elektronischen Rechnung im B2B-Bereich, welche in Deutschland ab dem 01.01.2025 Schritt für Schritt eingeführt werden wird. Für die Ausstellung von Rechnungen gibt es umfangreiche Übergangsregelungen (siehe Abschnitt Zeitlicher Rahmen), aber der Empfang von E-Rechnungen muss ab dem 01.01.2025 ermöglicht werden.

Hintergrund ist unter anderem der Versuch der EU-Kommission, dem immensen Schaden durch Umsatzsteuerbetrug (Schätzungen zufolge zwischen 60 und 100 Mrd. € pro Jahr!) Herr zu werden, aber auch, um die Digitalisierung in der Finanzverwaltung und den wirtschaftlichen Akteuren weiter voranzutreiben, was als Chance begriffen werden sollte. Andere EU-Länder sind auf diesem Weg bereits sehr viel weiter als wir.

Was ist eine E-Rechnung ?

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Das strukturierte elektronische (XML-) Format muss hierbei den Anforderungen der CEN-Norm EN16931 genügen, ansonsten liegt keine E-Rechnung vor. Künftig werden alle Rechnungen, die hiernach keine E-Rechnungen sind, als sonstige Rechnungen bezeichnet. Hierzu gehören alle Papierrechnungen, aber auch zum Beispiel ausschließlich im PDF-Format übermittelte Rechnungen, wenn kein strukturierter Rechnungsteil enthalten ist.

Erfüllt werden die Formatanforderungen zum Beispiel von der X-Rechnung (v.a. im öffentlichen Auftragswesen) oder dem hybriden Format „ZUGFeRD 2.0.1“, welches eine Kombination aus einem maschinenlesbarem XML-Teil und einem durch Menschen lesbarem PDF-Teil darstellt. Auch andere Formate sind erlaubt, solange sie dem oben genannten Format entsprechen.

Welches Format letztlich genutzt wird, obliegt den Vertragsparteien, wobei wir aus praktischen Erwägungen das ZUGFeRD-Format empfehlen, da hierbei der Umstellungsaufwand (vor allem für die Rechnungsempfänger) am geringsten erscheint und auch weiterhin zum Beispiel ein Logo oder Briefkopf verwendet werden kann.

Da die weiteren inhaltlichen Anforderungen an ordnungsgemäße Rechnungen aus dem Umsatzsteuer-gesetz hiervon unberührt bleiben, muss der strukturierte Teil der E-Rechnung alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten.

Zeitlicher Rahmen / Übergangsregelungen

Ab 01.01.2025 müssen alle Unternehmer in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.

Ab 01.01.2027 sind alle Unternehmen ab einem Vorjahresumsatz (2026) von mehr als 800.000,- € zur Ausstellung von E-Rechnungen in den unten genannten B2B-Fällen verpflichtet.

Ab 01.01.2028 gilt die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausnahmslos in allen unten genannten B2B-Fällen.

In welchen Fällen besteht die Pflicht zur Erteilung einer E-Rechnung ?

Die E-Rechnungspflicht gilt künftig grundsätzlich immer dann, wenn

ein im Inland ansässiger Unternehmer seine Leistung
an einen im Inland ansässigen Unternehmer
für dessen Unternehmen erbringt und
die Leistung in Deutschland (umsatz-) steuerbar und steuerpflichtig ist.

Unter diese Grundsätze fallen somit auch folgende Rechnungs-Sachverhalte:

Rechnungsausstellung in Form einer Gutschrift
Rechnungen über Umsätze, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (Reverse-Charge-Verfahren, § 13b UStG)
Rechnungen von Kleinunternehmern (Vereinfachung geplant)

Die E-Rechnungspflicht gilt auch gegenüber Unternehmern als Rechnungsempfänger, die selbst Kleinunternehmer sind oder ausschließlich steuerfreie Umsätze ausführen (zum Beispiel Vermieter einer Wohnung oder Ärzte).

Bei Dauersachverhalten wie zum Beispiel einem Miet- oder Leasingsvertrag genügt es nach Ansicht der Finanzverwaltung, wenn für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung ausgestellt wird, welcher der zu Grunde liegende Vertrag als Anhang beigefügt wird, oder sich aus dem sonstigen Inhalt klar ergibt, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt. Spätestens zum Auslaufen der Übergangsregelung ist daher eine initiale E-Rechnung nach vorstehender Regelung auszustellen, auch für Dauerschuldverhältnisse, die vor dem 01.01.2025 begründet wurden.

Ausgenommen von der E-Rechnungspflicht sind Kleinbetragsrechnungen (bis zu 250,- € brutto) und Fahrausweise.

Hinweise für Rechnungsaussteller

Bei der Rechnungstellung gegenüber Unternehmen (B2B) haben die Rechnungsaussteller ein Wahlrecht, abweichend von der verpflichtenden E-Rechnung bis 31.12.2026 bzw. 31.12.2027 weiterhin sonstige Rechnungen auszustellen. Bei der Rechnungstellung gegenüber Nicht-Unternehmen (B2C) dagegen können die Rechnungsaussteller nur mit Zustimmung des Kunden eine E-Rechnung ausstellen.

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) gelten selbstverständlich auch im Zusammenhang mit E-Rechnungen. Konkret bedeutet dies, dass die ausgestellten E-Rechnungen vom Rechnungsaussteller revisionssicher in ihrem ursprünglichen Format archiviert werden müssen und der Prozess der Rechnungserstellung, -archivierung und -übermittlung in einer Verfahrensdokumentation festzuhalten ist.

Hinweise für Rechnungsempfänger

Der Empfang einer E-Rechnung muss ab 01.01.2025 ermöglicht werden, denn eine Zustimmung des Rechnungsempfängers zur elektronischen Rechnungstellung in den oben genannten B2B-Fällen ist nicht erforderlich. Zum Empfang genügt aber grundsätzlich ein E-Mail-Postfach, zum Beispiel rechnungseingang@mein-unternehmen.de. Hierbei gelten ebenfalls die GoBD, so dass die eingehenden E-Rechnungen (mindestens der strukturierte Teil) revisionssicher in ihrem ursprünglichen Format archiviert und lesbar gehalten werden müssen. Ein Ausdruck auf Papier genügt diesen Anforderungen nicht.

Weiterhin gilt der Grundsatz, dass ein Vorsteuerabzug (unter anderem) davon abhängt, dass eine nach den gesetzlichen Regeln ausgestellte Rechnung vorliegt. Dies wird künftig die E-Rechnung sein, konkret der strukturierte Teil der Rechnung, der der CEN-Norm EN16931 genügt und deren Echtheit und Unversehrtheit im Sinne der GoBD gewährleistet wurde.

Handlungsempfehlungen

Bei der Umstellung auf die E-Rechnung empfiehlt sich grundsätzlich ein schrittweises Vorgehen beginnend bei der Frage, wie E-Rechnungen empfangen werden sollen. Es ist davon auszugehen, dass jeder Unternehmer ein E-Mail-Postfach besitzt, welches für den Empfang der E-Rechnungen verwendet werden kann. Prüfen Sie aber bitte, ob in Ihrem Fall hiermit auch die Anforderungen an die Archivierung im Sinne der GoBD gewährleistet ist, denn jede als Mail eingehende E-Rechnung muss unverändert über einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren aufbewahrt und (maschinell) lesbar gehalten werden.

Am Markt gibt es zahlreiche Software-Lösungen zu den Themen Empfang und Ausstellen von E-Rechnungen, deren Archivierung und (automatisierter) Weiterverwertung (Zahlungswesen, Finanzbuchführung) und hier sollte für jeden etwas dabei sein. Eine für jedes Unternehmen gleichermaßen empfehlenswerte Lösung gibt es nicht, wohl aber eine Lösung für jedes Unternehmen.

Bitte achten Sie bei der Auswahl stets darauf, dass die Lösungen DSGVO-konform sind, den GoBD genügen und eine Schnittstelle zu der Finanzbuchführungssoftware der DATEV eG vorhanden ist, damit eine Weiterverarbeitung der E-Rechnungen in der Steuerkanzlei möglich ist. Im Zweifel sprechen Sie uns gerne an.

Unter anderem folgende (kostenpflichtige) Produkte erfüllen diese Anforderungen:

Eine kostenlose Lösung über eine Plattform der Finanzverwaltung (wie zum Beispiel ELSTER online) wird es in Deutschland nach jetzigem Kenntnisstand nicht geben, auch wenn andere EU-Länder so etwas anbieten. Es ist aber durchaus denkbar, dass hier mit etwas gutem politischen Willen noch etwas angeboten werden wird.

Wir im Steuerbüro möchten weiterhin möglichst flexibel auf die Bedürfnisse unserer Mandanten eingehen und werden daher nicht gleich am 01.01.2025 mit der Ausstellung von E-Rechnungen für alle Unternehmensmandate beginnen. Selbstverständlich können wir auf Ihren Wunsch hin aber auch bereits vor dem 01.01.2027 E-Rechnungen für unsere Leistungen ausstellen.

Bernhard Mößler im Oktober 2024